ACTA Y OTRAS CERTIFICACIONES

EL ACTA

1.    CONCEPTO:

Es el instrumento público extraprotocolar, con arreglo a las formalidades legales, en el cual, el notario describe o relata a instancia de parte, los hechos ocurridos en su presencia tal y conforme han sido percibidos por sus sentidos y que por su naturaleza no sean materia de contrato.[1]

En las actas, normalmente, hay un mero hecho, el notario sólo tiene la actividad de ver y oír, no entra al fondo del asunto, lo adapta al derecho solamente en cuanto a la forma; narra el hecho y lo deja como es, no lo manipula ni lo altera; la firma de las partes, si se producen no es otorgamiento no consentimiento, es simple conformidad con lo narrado y oído por el notario, que es narración de lo sucedido. A diferencia de la detallada normativa que existe para la redacción de las escrituras públicas, en el caso de las actas prácticamente no hay reglas para ese fin. Por tal motivo, es necesario acudir a la doctrina para proponer una adecuada redacción de este instrumento notarial.[2]

Conforme al Art. 94° son actas:

a.    De autorización para viajes de menores;

b.    De autorización para matrimonio de menores;

c.    De destrucción de bienes;

d.    De entrega;

e.    De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas.   

Técnicamente son los documentos que elabora el notario, a solicitud de alguien, dando fe de los actos, respecto de hechos y circunstancias que presencia  y le constan. Estas definiciones se encuentran en los artículos 26°, 98° y 99° de la ley del notariado.

Las actas pueden ser suscritas por los interesados y necesariamente por quien formule observaciones (art. 98°).

Actas son el medio por el cual el notario otorga fe respecto de “hechos y circunstancias que presencia o le constan y que por su naturaleza no son materia de contrato”.

De este concepto., inferimos que las actas son instrumentos referidos a hechos concretos fuera de la esfera negocial del acto jurídico y a incidencias, que el notario percibe o comprueba con sus sentidos. Todo aquello que no sea extendido en escritura pública, justificada la facción de un acta, siempre que el objeto de la misma no sea contrario al ordenamiento legal.

El decreto ley N° 26002 señala las actas notariales que específicamente  comprenden los instrumentos públicos protocolares, como las actas de protesto, la de entrega de testamento cerrado y las actas de transferencias de bienes muebles registrables. Las demás actas son extendidas como instrumento público extraprotocolares, es decir no registrables en el protocolo, salvo que en forma adicional y a solicitud de parte se cumplan son los requisitos que para el efecto señala la ley  (art. 96°)

La finalidad es consignar y hacer constar las circunstancias y hechos que presencien y de los cuales den fe los notarios.

2.    CONTENIDO:

El contenido y de la forma de las actas, debe ser de acuerdo a lo requerido por el solicitante al notario público, para lo cual toda acta debe contener:

a)    Solicitud para la actuación notarial, con expresión del objeto del acta.

b)    Identificación de los otorgantes e intervinientes.

c)    Narración de los hechos por el notario.

d)    Aprobación y/o observación del acta.

e)    Firma del que se pueda oponer.

f)     Autorización del notario.[3]

3.    CLASES DE ACTAS:

Según la doctrina existen las siguientes clases:

a.    Actas de referencia

Son aquellas en que se acreditan las manifestaciones que espontáneamente hace una persona. Se entiende que en ellas se hace constar la comparecencia del requirente y del manifestante (o del requirente – manifestante), la solicitud del requirente para que haga constar las manifestaciones de que se trate y los términos de estas.

Entonces son actas de referencia, aquellas que dan fe o acreditan la manifestación del solicitante o de terceras personas, realizadas en presencia del notario, donde se deja constancia de la presencia e identificación del requirente y del manifestante. Ejemplo: en los casos de actas para cobrar cheques de pensión, en los de autorización para matrimonio de menores, viaje de menores, de supervivencia, etc.

b.    Actas de presencia

Son aquellas que acreditan la realidad o verdad de un hecho. En ellas puede recogerse cualquier hecho que el notario presencie o perciba por sus sentidos. En este caso son necesarias: la inmediación del notario; la comunicación de la actuación notarial a la autoridad que presida el acto público en caso éste se encuentre en desarrollo; recabar permiso de actuación en un lugar no – público; la abstención del notario de influir o coadyuvar a la realización del hecho.

Las típicas actas de presencia son aquellas de destrucción de bienes; de entrega de juntas y demás actuaciones corporativas; de licitaciones y concursos; de sorteos y entrega de premios. La ley no habla de otro tipo de actas, como las de exhibición de cosas o documentos, o de referencia o notoriedad; sin embargo, en el caso de las dos primeras debe admitírseles a tenor de la redacción enunciativa del art. 98 LN, máxime si tenemos en cuenta que ambas constituyen propiamente la constatación de un hecho. En cambio, en el caso del acta de notoriedad, ésta no sólo constituye la comprobación de un hecho o suceso, en este caso por la condición de notorio, sino que además sirve para acreditar un derecho o situación jurídica.

Siendo ello así, las actas de notoriedad deberán estar previstas en la ley (como en el caso de la Ley 27157, de Regularización de Edificaciones), y el notario no podrá crear por sí y ante sí este tipo de actas. [4]

Estas actas acreditan la realidad o veracidad de cualquier clase de hechos en los que el notario ha intervenido en forma personal y de manera directa. En este caso se requiere la inmediatez del notario en el lugar donde se desarrollan los hechos, por ejemplo: las licitaciones públicas y los concursos, los sorteos de entrega de premios, actas de requerimiento, actas de notificación, etc.; el acta puede ser redactada y firmada en el lugar del acto o en la notaría.

c.    Actas de exhibición

Las actas de exhibición de cosas o documentos, tienen como finalidad acreditar la posesión de una cosa o documento por parte de determinada persona o la existencia de aquellos en determinado lugar. No tienen regulación en la ley peruana, pero pueden admitirse a tenor del artículo 98 LN. Tiene mucha similitud con el inventario de bienes, aun cuando en nuestro ordenamiento éste se regula como un procedimiento.

Mediante estas actas el notario describe por sí solo, o por terceras personas, un determinado bien, objeto o documento, haciendo constar el lugar y fecha de su existencia, su estado, etc.; la manifestación de los intervinientes y otros necesarios de la descripción de su objeto, ejemplo: Las actas de entrega de bienes, las de destrucción de bienes o incineración.

d.    Actas de notoriedad

Son aquellas que comprueban y fijan determinados hechos que se entienden notorios de acuerdo a las circunstancias y a la investigación sumaria realizada por el propio notario; además, se lleva a cabo una declaración o reconocimiento de derecho, con la consiguiente legitimación  de situaciones fundadas en el hecho cuya notoriedad se comprueba. Por los importantes efectos jurídicos que podrían generar, incluso a falta de norma, esta clase de acta debe regirse por el principio de números clausus.    

Tienen por finalidad comprobar hechos notorios; y  dar fijeza y estabilidad a la notoriedad de estos hechos.

Contiene un juicio de valor del notario.[5]

CERTIFICACIONES

1.    CONCEPTO:

Las certificaciones, es la manifestación o expresión de fe de un acto o hecho realizado y suscrito por el notario en forma personal. En la certificación el notario es el actor o protagonista que deja, constancia de un hecho realizado y suscrito por él mismo, conforme al artículo 104 de la Ley, el notario está obligado a expedir copia certificada, que contenga la transcripción literal o parte pertinente de actas y demás documentos, con indicación, en su caso, de la legalización de libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran los mismos, numero de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su contenido.[6]

Las certificaciones (art.95 LN) se caracteriza porque la actuación notarial se circunscribe a una atestación concreta y específica, en que generalmente la intervención del notario se hace sobre un instrumento del cual él no es el autor. Esta especialidad de las certificaciones  hace que se rijan por el principio del numerus clausus, que no cabe ser extendido por vía analogía. Esa conclusión como ya hemos visto, se extrae del mismo texto legal: art. 95 – h LN.[7]

La certificación como instrumento publico extraprotocolares es la manifestación o expresión  de fe de un acto o hecho realizado y suscrito en forma personal por el notario.

La certificación se diferencia del acta, en su formalidad de facción y en el objeto de la misma. Mientras que las actas son requeridas para acreditar hecho o expresiones de terceras personas captados o transcritos por el notario; y suscritas por éste y los intervinientes; en la certificación, el notario es el actor o protagonista que deja constancia de un hecho realizado y suscrito por el mismo.

2.    CLASES:

De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 95° son certificaciones:

v  La entrega de cartas notariales;

v  La expedición de copias certificadas;

v  La legalización de firmas;

v  La legalización de reproducciones;

v  La legalización de apertura de libros; y,

v  Otras que la ley determine.

El artículo 96 de la ley del notariado, dispone que las actas y certificaciones a que se contraen los artículos precedentes, son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial, a solicitud de parte interesado, cumpliéndose las regulaciones que sobre para sobre el particular rigen.

a.    La carta notarial:

Es una certificación de antigua data en nuestra legislación notarial, y tiene como única finalidad dejar constancia autentica de que determinada carta ha sido remitida a una dirección que se indica en la propia carta; obviamente, no es necesario que el destinatario firme o selle el cargo de recepción, ya que la afirmación del notario, respecto a la entrega de la carta, se encuentra amparada por la fe pública. En tal sentido, la aquiescencia del destinatario nada agrega, y por ello bien puede faltar. Asimismo, se entiende como entrega valida el hecho  de dejar la carta baja puerta cuando nadie atendió al requerimiento, por cuanto no se puede exigir al notario el imposible de acudir una y otra vez al domicilio a fin de encontrar una persona con quien entenderse. Por lo demás, bien podría ocurrir que el destinatario se niegue a atender el llamado del notario, y con ese fácil expediente podría frustrar indefinidamente la diligencia. Por tal motivo, en ese caso es suficiente que el notario haga la adveración referida a que la carta se dejó bajo puerta pues nadie atendió al llamado de la misma. Es posible, además, que la carta  o pueda ser entregada por diversas circunstancias (negativa radical de la persona que se encuentre en el lugar de destino, inexistencia del lugar, inexactitud de la dirección, peligrosidad, etc.), ante lo cual el notario cumple su deber con la atestación correspondiente, dando cuenta de las circunstancias que impidieron  la entrega. Existe una resolución del Tribunal del INDECOPI que dio razón a un notario respecto a que su actuación fue correcta cuando no puedo dejar la carta por determinada razón injustificada. El art. 100 LN (modificado por Ley 28580) ha acogido esta interpretación en forma expresa, por cuanto el notario está obligado a dejar constancia de la entrega o de las circunstancias de su diligenciamiento.

La actuación del notario se lleva a cabo dentro de los límites de su jurisdicción (distrito notarial, que no es lo mismo que distrito de localización); asimismo, se permite que el notario curse actas, por correo certificado y en duplicado que devuelva al interesado atestará ese hecho, y agregará la constancia documental expedida por la Oficina de correo (art. 101 LN). Por último, el notario no asume responsabilidad alguna por el contenido de la carta, ni de la firma, identidad, capacidad o representación del remitente (art. 102 LN). La regla se justifica por cuanto la fe notarial se circunscribe única y exclusivamente a la entrega de la carta, nada más, y ese es la característica de todas las certificaciones.

Por otro, para efectos simplificadores, nuestro ordenamiento jurídico permite que la inscripción de una serie de acuerdos sociales (específicamente los poderes) se funde exclusivamente en la copia certificada de acta asentada en el respectivo libro (art. 6 RRS), pero no será suficiente la mera legalización  de reproducciones (comúnmente llamadas “copias legalizadas”). Nuestra doctrina ha tenido alguna dificultad para diferenciar ambos tipos documentales, tal como se aprecia del siguiente párrafo: “Aún cuando la copia certificada y la legalización  de reproducción constituyen copias de un texto, la primera, por la formalidad impuesta, permite inscribir determinados actos ante los registros públicos, en tanto que la segunda sólo da fe del cotejo y conformidad con la original, sin mencionar o informar respecto de éste no constituyendo instrumento suficiente para acceder a los registros públicos”. En tal sentido, si bien ambos documentos notariales comparten la categoría de ser testimonios por exhibición”, es decir en ellos el notario da fe de la existencia del documento sin que exista matriz al cual remitirse; sin embargo, la diferencia fundamental es la constancia de apertura del libro que siempre debe existir en las copias certificadas, y que lleva a dejar constancia que el acta consta en determinadas fojas del libro, por lo que se otorga una garantía, si bien mínima de la vinculación entre el documento y la persona jurídica de quien emana, ya que la legalización del libro está restringida a su representante, quien por tanto lo conserva en su poder. Este criterio de seguridad es el fundamento más importante para rechazar las inscripciones extendidas sobre la base de legalización de reproducciones (copias legalizadas).

b.    En la expedición de copias certificadas:

El notario atesta la transcripción literal del acta (o lo reemplaza por el sistema de fotocopiado), o de la parte pertinente, con indicación del libro, fojas donde consta el acta, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias para su cabal contenido, como el funcionario que legalizo el libro, la fecha y número que se consignó a la legalización. Tratándose esta certificación de un “testimonio por exhibición”, el notario solamente certifica la identidad de la copia con el original, con el agregado de que los originales corresponden a determinado libro. Siendo ello así, la fe pública se extiende a ese reducidísimo ámbito, por lo que resulta pertinente la regla siguiente: “el notario no asume responsabilidad por el contenido del libro u hojas sueltas, acta o documento, no firma, identidad, capacidad o representación de quienes aparecen suscribiéndolo”     

c.    Legalización de reproducciones:                                                    

Consiste en la certificación del notario referida a que una reproducción guarda absoluta conformidad con su original. Se trata, sin dudas, de lo que la doctrina notarial denomina “testimonio por exhibición”, esto es, el notario da fe de la existencia del documento sin que exista matriz al cual remitirse, para lo cual simplemente se le ha exhibido el original. Este limitadísimo ámbito de la fe pública hace que la copia legalizada (como se denomina, comúnmente) no varíe la naturaleza del documento original, ni lo autentique, ni lo certifique desde ninguna perspectiva. Simplemente se trata de una igualación entre una copia y el original. Sobre el particular, se echa de menos en este ámbito una norma como la del art. 105 LN, la cual exonera de toda responsabilidad al notario por el contenido del documento original, ya sea firma, identidad, capacidad o la representación  a que se aluda. Sin embargo, la misma solución legal se aplicará para la legalización de copias (o reproducciones), no solo por ésta la consecuencia de la reducida fe pública inmensa en esta certificación, sino fundamentalmente porque el art. 105 LN es perfectamente aplicable en vía analógica ya que la copia certificada y la legalización de reproducciones comparten, ambas, la misma naturaleza de ser testimonios por exhibición. Cuando el documento original presenta enmendaduras  o interpolares, el notario, a su criterio, podrá denegar la certificación o expedirla dejando constancia de este hecho. En la práctica, parece preferible esta segunda alternativamente, pues muchas veces  los originales de documentos privados, al tener mínimos formalismos, contienen errores o enmendaduras, lo que se agrava con el paso del tiempo, por lo que la mejor solución apunta a expedir la certificación, que puede ser fundamental para el usuario, dejando constancia de las enmendaduras. Por el contrario, si el original es un documento público, si parece conveniente denegar de plano la certificación, pues lo contrario podrá legitimar un instrumento sobre el que exista fundada duda sobre su autenticidad y legalidad. Estas reglas prácticas, empero, deberán evaluarse en cada caso en particular.

Cuando el documento fotocopiado tiene varias caras o folios, puede emplearse cualquiera de estos dos sistemas: estampar en cada fotocopia la diligencia de autenticación, o bien extender una diligencia final de autenticación, expresando el número total de fojas que componen y uniéndolas de alguna manera. En la práctica se aprecian ambos sistemas, máxime cuando no existe norma al respecto, lo que parece conveniente en tema que es básicamente de orden administrativo.

Asimismo, debemos indicar que en algún momento se discutió si era procedente legalizar por un notario distinto las reproducciones de un testimonio expedido por otro notario, ya que éste viene a ser copia certificada de un instrumento protocolar. Sobre el particular se citó una antigua circular del Colegio de Notarios de Lima, de fecha 10 de agosto de 1983: “la junta directiva del colegio de notarios de Lima han considerado conveniente recordar a Ud., evite la certificación de fotocopias de testimonios emitido por otros notarios de la Ciudad de Lima, ya que así se hacen valer dichas fotocopias legalizadas como si fueran otros testimonios, cuando estos traslados sólo deben efectuarlos aquellos notarios que consideran la escritura matriz y que son los llamados a brindar las facilidades correspondientes al público”. Sobre el particular, CORVETTO ROMERO se pronuncia a favor de esta práctica, en nuestra opinión acertadamente, pues una vez expedidos el testimonio este se convierte en un instrumento con identidad propia, y puede servir para muchos fines, entre ellos Reconstrucción Del original destruido.

En esta legalización de reproducciones, la actuación del notario recae sobre el traslado, y no sobre el instrumento protocolar, que no se tiene a la vista. Sobre el particular se ha dicho: “si se puede fotocopiar y autenticar el testimonio de una sentencia judicial, ¿Qué razón hay para qué no se pueda fotocopiar la copia de escritura? Téngase presente que puede ocurrir que un determinado momento negocial o procesal   , el notario y su protocolo puedan estar a una distancia inasequible para que el interesado pueda recurrir a aquél.

La discusión citada ya es puramente histórica, pues en la actualidad se encuentra claramente asentada ya es puramente histórica, pues en la actualidad se encuentra claramente asentada la postura referida a que si es posible legalizar la reproducción de un traslado notarial (testimonio, boleta, parte) por un notario que no tiene en su poder el protocolo de donde emana ese instrumento. Sin embargo, el tema tiene importancia para definir que, con este mismo criterio, también debe admitirse la legalización de copias  de instrumentos que consten a su vez en copias legalizadas, o en los cuales haya un elemento original (como en el ejemplo dado por CORVETTO, la fotocopia de un escrito presentado a una repartición  pública, pero donde el cargo o sello está en original).

Por tanto, la palabra “documento original” que utiliza  el articulo 110 LN debe ser interpretada en forma extensiva, máxime cuando el artículo 234 CPC considera documento, entre otros, a cualquier impreso, fotocopia, facsímil o fax. Cualquiera de ellos podrá ser objeto de una legalización de reproducción, siempre que el documento exhibido ante notario cuente con un elemento propio de ser original (por ejemplo: firmar original en la copia autenticada por notario o funcionario, sello original en cargo, etc.).

d.    Certificación de apertura de libros:

El notario se encuentra habilitado para legalizar la apertura de los libros, siendo que esta certificación cumple tres finalidades básicas:

a.    Vincular el libro con una determinada persona natural o jurídica, de tal suerte que el libro prueba en contra de su titular ; además, la mera certificación del libro de actas pueda fundar una inscripción, sin necesidad de autenticación de la asamblea o de las firmas; por tal razón, debe verificarse que la legalización es solicitada por el titular, por su representante o por quien en forma notoria aparezca autorizado, como es, el caso de los contadores públicos quienes tienen la atribución de llevar las cuentas de los empresarios individuales y sociales.

b.    Dotar de fecha cierta la apertura del libro, lo que tiene importancia para efectos fiscales. Por ejemplo: multas por apertura de libros contables fuera del plazo legal, perdida del crédito fiscal por no contar con la legalización de la apertura del libro de compras, etc.

c.    Verificar que el libro se encuentra en blanco al momento de la legalización.

Los libros se legalizan ante notario (en teoría también ante el juez de paz letrado o ante la propia SUNAT, pero nunca se expidió la reglamentación respectiva, y en la práctica esa situación ha caído en desuso), para lo cual se extiende en la primera foja una diligencia con la indicación del nombre, denominación o razón social de la entidad objeto del libro, numero del libro, número de fojas de que consta, día y lugar en que se otorga; y sello y firma del notario. Además todas las fojas llevaran sello notarial. Mediante esta diligencia se logra la unificación física de los folios, identificarse a la persona titular; con lo cual se busca evitar manipulaciones y/o sustituciones de hojas, o cambios en el orden de ellas. Actualmente, ha dejado de exigirse que las fojas se unifiquen materialmente mediante libros encuadernados, siendo que los libros pueden formarse también mediante hojas móviles, facilitando que su redacción pueda efectuarse a través de sistemas mecánicos o informáticos de escritura. Así, una vez que se encuentren debidamente numerados y sellados cada una  de las hojas móviles mediante la diligencia de legalización de apertura de hojas sueltas, se logra el mismo efecto de seguridad que en el sistema de libros encuadernados:   “La realidad es que la diligencia a la que están sometidos los libros de los empresarios no sólo sirve para unir los diversos folios que puedan ocupar los distintos documentos, permitiendo así imputar a su autor todas y cada una de sus partes. También sirve, una vez que los documentos están allí extendidos, para que ni siquiera su autor pueda introducir modificaciones en ellos. Las actas extendidas en folios sueltos,  no diligenciados, pueden ser destruidos por el presidente y el secretario,; y sustituidas por otras sin que de ello quede ningún rastro, cosa que resulta imposible una vez extendidos en un libro diligenciado encuadernado o de folios móviles”.

La apertura de un segundo o sucesivo libro de actas requiere que el interesado acredite el hecho de haberse concluido el libro anterior, o que se presente la certificación  que demuestre en forma fehaciente la perdida. Esta norma se justifica ampliamente  por cuanto pretende impedir que se legalicen varios libros para una misma sociedad, lo que alienta fraudes y engaños. Además se busca impedir que los libros se legalicen por parte de personas sin interés legítimo. Sobre el particular, resulta evidente que la pérdida del libro se acredita solamente con la denuncia policial respectiva, ya que no existe ningún otro medio idóneo, salvo que se exija una prueba más rigurosa, que probablemente evitaría muchos fraudes pero que en la mayoría de los casos entrabaría  peligrosamente el tráfico. En la actualidad, además, se requiere la presentación ante la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) de una comunicación dando cuenta de la perdida, la cual debe presentarse en el plazo de quince días útiles de ocurrido el hecho, y en el que debe indicarse con precisión el libro extraviado, indicando el número que tenía y el funcionario que lo legalizo.

El notario debe llevar un registro cronológico interno de legalización de apertura de libros y hojas sueltas, con la indicación del número correlativo, nombre del titular y registro de contribuyente, objeto y número del libro, y fecha de legalización. Esta información  es objeto de la declaración anual  de  notarios, por la cual se comunican todas las legalizaciones de apertura de libros a la SUNAT.

d.    Legalización de firmas:

Es una declaración notarial puesta al pie del documento, en la que se certifica como auténticas  las firmas que allí aparecen, ya sea porque el notario ha llegado a esa conclusión por conocimiento  directo (comparecencia del firmante) o por considerarla idéntica con relación a otras firmas indubitables. Se admite ambas fórmulas para legitimar las firmas, esto es, por presencia del firmante ante el notario, o por simple notoriedad. El art. 110 LN dice que el notario certificará firmas en documentos privados cuando le conste de modo indubitable su autenticidad, pero no indica qué mecanismos son admisibles para llegar a la conclusión de autenticidad. Empero, la necesidad de actuación  personal del notario  parece impedir que la legalización de firma pueda  hacerse por simple notoriedad. Por su parte, la legalización de firmas no requiere la impresión dactilar del firmante, ya que este requisito ha impuesto exclusivamente para las escrituras públicas. Si alguno de los otorgantes del  documento no sabe o no puede firmar, lo hará una persona llevada a él por su ruego; en este caso, el notario, de ser posible, exigirá – aquí sí – la impresión dactilar del otorgante, de la cual dejará constancia, y asimismo certificará la firma de la persona llevada por el otorgante, y que asume la calidad de firmante a ruego.

Teniendo en cuenta que la legalización notarial de firmas no  cambia la naturaleza del documento privado, pues la intervención del notario es mínima y limitada, entonces es lógico que el notario NO SUMA RESPONSABLIDAD sobre el contenido del documento, salvo cuando éste constituya por sí mismo, y en forma evidente, notoria e incontrovertible, un acto ilícito o inmoral. Por ejemplo un notario debe negarse a intervenir cuando se pretenda legalizar firmas en minutas de anticipo de legítima, donación u otras en donde la formalidad exigida sea la escritura pública, por cuanto en ese caso estaría realizando una certificación en un acto evidentemente imperfecto. Igual ocurre si se pretende certificar firmas en un testamento, con lo cual se desnaturaliza al ológrafo.

Para efectos de facilitar la circulación de los documentos en el tráfico internacional, la ley permite que el notario certifique firmas en documentos redactados en idioma extranjero. Si bien esta norma resulta conveniente, sin embargo, hemos notado la existencia de algunas anomalías en su aplicación. Uno es el caso de los formularios preparados en los Estados Unidos, en los cuales la certificación ya está pre-impresa en idioma inglés, y ante lo cual los usuarios requieren al notario peruano que complete la certificación en el mismo idioma inglés. Esta situación  conlleva fragrante del art. 28 LN, en el cual se indica que los instrumentos notariales (incluyendo los extraprotocolares) deben redactarse en castellano o en idioma que la ley permita. Otro caso es el de los actos jurídicos que requieren una determinada formalidad de acuerdo con el ordenamiento peruano, pero que en otro país basta la certificación de firmas. En tal situación, el notario peruano debe negar su intervención, pues la formalidad de los actos jurídicos se rige por la ley de lugar en que se otorgan, y la legislación notarial es de carácter imperativo y de aplicación territorial. Así, en nuestro país circulan muchos documentos con el título de power at attorney, u otros similares, en los que se pretende   otorgar poder para pleitos a un abogado, siendo que este acto está reservado a la escritura pública según nuestra legislación, que es la única que rige la actuación del notario peruano.

e.    La constatación de supervivencia:

Es de verificación que hace el notario de que tal persona existe en determinado momento, constándole por cualquier medio y naturalmente bajo su responsabilidad. Su utilización es frecuente para presentarlas periódicamente ante las oficinas encargadas del pago de pensiones de jubilación. La constatación de supervivencia se realiza actualmente en formatos pre-impresos que son distintos ya sea que la persona cuente con la capacidad de ejercicio o no. En el primer caso se exige la presencia del superviviente, quien debe firmar e imprimir su huella dactilar en el formulario. En el segundo caso, además de la presencia del superviviente y de requerirle su impresión dactilar, se exige la presencia y firma del representante legal, y que éste exhiba el título forma que lo inviste como tal (partida de nacimiento si es padre, resolución judicial de discernimiento del cargo de tutor, resolución judicial de incapacitación con nombramiento de curador).

f.       Constatación domiciliaria:

Esta fue atribuida a los notarios en virtud a la ley 27839, publicada el 11 de octubre del 2002, y que modificó el artículo 95 LN. Consiste en la inspección del notario realiza un determinado domicilio, a pedido del interesado, y en el cual se constata mediante un sumario toma de dichos la realidad del domicilio. En puridad se trata de un de un acta de notoriedad, basada en la toma de dichos realizada en el domicilio de requirente de acuerdo con el artículo 2 ley 27839, la policía nacional continúo expidiendo certificados de constatación domiciliaria así, los gobiernos locales dentro de su jurisdicción, aun cuando este último fue simplemente teórico. Además, se atribuyó que los jueces de paz puedan hacer lo propio en los casos previstos por la ley orgánica del poder judicial, esto es, cuando no haya notario en la localidad. Sin embargo, por ley 28862 se eliminó la competencia de la policía en la emisión del certificado domiciliario, a efectos de concentrar la actuación de este órgano tutelar en la seguridad ciudadana, y se le atribuyó en exclusiva esa función al notario y a las municipalidades. La norma fue inmediatamente aclarada, por medio de la ley 28882, con el objetivo de simplificar la exigencia de este certificado, y estableciendo que la administración pública debía aceptar una declaración jurada simple en la que se indique el domicilio del interesado, a excepción de los casos en que sea requerida imperativamente para fines electorales o judiciales. La idea que subyace en esta ley es facilitar la vida del ciudadano través de la presunción de veracidad que rige el procedimiento administrativo. 

CONCLUSIÓN

El acta es el documento en el que se da cuenta de los hechos, acontecimientos, declaración de voluntad, o cualquier otro evento con trascendencia jurídica. Las certificaciones son constancias en documentos privados, por medio de los cuales el notario da fe de la certeza de un acontecimiento, el notario es el actor o protagonista que deja constancia de un hecho realizado y suscrito por el mismo.