EL
ACTA
1. CONCEPTO:
Es el instrumento público extraprotocolar,
con arreglo a las formalidades legales, en el cual, el notario describe o
relata a instancia de parte, los hechos ocurridos en su presencia tal y
conforme han sido percibidos por sus sentidos y que por su naturaleza no sean
materia de contrato.[1]
En
las actas, normalmente, hay un mero hecho, el notario sólo tiene la actividad
de ver y oír, no entra al fondo del asunto, lo adapta al derecho solamente en
cuanto a la forma; narra el hecho y lo deja como es, no lo manipula ni lo
altera; la firma de las partes, si se producen no es otorgamiento no
consentimiento, es simple conformidad con lo narrado y oído por el notario, que
es narración de lo sucedido. A diferencia de la detallada normativa que existe
para la redacción de las escrituras públicas, en el caso de las actas
prácticamente no hay reglas para ese fin. Por tal motivo, es necesario acudir a
la doctrina para proponer una adecuada redacción de este instrumento notarial.[2]
Conforme al Art. 94° son actas:
a.
De
autorización para viajes de menores;
b.
De
autorización para matrimonio de menores;
c.
De
destrucción de bienes;
d.
De
entrega;
e.
De
juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones corporativas.
Técnicamente son los
documentos que elabora el notario, a solicitud de alguien, dando fe de los
actos, respecto de hechos y circunstancias que presencia y le constan. Estas definiciones se
encuentran en los artículos 26°, 98° y 99° de la ley del notariado.
Las actas pueden ser
suscritas por los interesados y necesariamente por quien formule observaciones
(art. 98°).
Actas son el medio por el
cual el notario otorga fe respecto de “hechos y circunstancias que presencia o
le constan y que por su naturaleza no son materia de contrato”.
De este concepto., inferimos
que las actas son instrumentos referidos a hechos concretos fuera de la esfera
negocial del acto jurídico y a incidencias, que el notario percibe o comprueba
con sus sentidos. Todo aquello que no sea extendido en escritura pública,
justificada la facción de un acta, siempre que el objeto de la misma no sea
contrario al ordenamiento legal.
El decreto ley N° 26002
señala las actas notariales que específicamente
comprenden los instrumentos públicos protocolares, como las actas de
protesto, la de entrega de testamento cerrado y las actas de transferencias de
bienes muebles registrables. Las demás actas son extendidas como instrumento
público extraprotocolares, es decir no registrables en el protocolo, salvo que
en forma adicional y a solicitud de parte se cumplan son los requisitos que
para el efecto señala la ley (art. 96°)
La finalidad es
consignar y hacer constar las circunstancias y hechos que presencien y de los
cuales den fe los notarios.
2. CONTENIDO:
El contenido y de la forma de las actas, debe
ser de acuerdo a lo requerido por el solicitante al notario público, para lo
cual toda acta debe contener:
a)
Solicitud
para la actuación notarial, con expresión del objeto del acta.
b)
Identificación
de los otorgantes e intervinientes.
c)
Narración
de los hechos por el notario.
d)
Aprobación
y/o observación del acta.
e)
Firma
del que se pueda oponer.
f)
Autorización
del notario.[3]
3. CLASES
DE ACTAS:
Según la doctrina existen las siguientes
clases:
a. Actas
de referencia
Son aquellas en que se acreditan las manifestaciones
que espontáneamente hace una persona. Se entiende que en ellas se hace constar
la comparecencia del requirente y del manifestante (o del requirente –
manifestante), la solicitud del requirente para que haga constar las
manifestaciones de que se trate y los términos de estas.
Entonces
son actas de referencia, aquellas que dan fe o acreditan la manifestación del
solicitante o de terceras personas, realizadas en presencia del notario, donde
se deja constancia de la presencia e identificación del requirente y del
manifestante. Ejemplo: en los casos de actas para cobrar cheques de pensión, en
los de autorización para matrimonio de menores, viaje de menores, de
supervivencia, etc.
b. Actas
de presencia
Son aquellas que acreditan la realidad o verdad de un
hecho. En ellas puede recogerse cualquier hecho que el notario presencie o
perciba por sus sentidos. En este caso son necesarias: la inmediación del
notario; la comunicación de la actuación notarial a la autoridad que presida el
acto público en caso éste se encuentre en desarrollo; recabar permiso de
actuación en un lugar no – público; la abstención del notario de influir o
coadyuvar a la realización del hecho.
Las típicas actas de presencia son aquellas de
destrucción de bienes; de entrega de juntas y demás actuaciones corporativas;
de licitaciones y concursos; de sorteos y entrega de premios. La ley no habla
de otro tipo de actas, como las de exhibición de cosas o documentos, o de
referencia o notoriedad; sin embargo, en el caso de las dos primeras debe
admitírseles a tenor de la redacción enunciativa del art. 98 LN, máxime si
tenemos en cuenta que ambas constituyen propiamente la constatación de un
hecho. En cambio, en el caso del acta de notoriedad, ésta no sólo constituye la
comprobación de un hecho o suceso, en este caso por la condición de notorio,
sino que además sirve para acreditar un derecho o situación jurídica.
Siendo ello así, las actas de notoriedad deberán estar
previstas en la ley (como en el caso de la Ley 27157, de Regularización de
Edificaciones), y el notario no podrá crear por sí y ante sí este tipo de
actas. [4]
Estas
actas acreditan la realidad o veracidad de cualquier clase de hechos en los que
el notario ha intervenido en forma personal y de manera directa. En este caso
se requiere la inmediatez del notario en el lugar donde se desarrollan los
hechos, por ejemplo: las licitaciones públicas y los concursos, los sorteos de
entrega de premios, actas de requerimiento, actas de notificación, etc.; el
acta puede ser redactada y firmada en el lugar del acto o en la notaría.
c. Actas
de exhibición
Las actas de exhibición de cosas o documentos, tienen
como finalidad acreditar la posesión de una cosa o documento por parte de
determinada persona o la existencia de aquellos en determinado lugar. No tienen
regulación en la ley peruana, pero pueden admitirse a tenor del artículo 98 LN.
Tiene mucha similitud con el inventario de bienes, aun cuando en nuestro
ordenamiento éste se regula como un procedimiento.
Mediante
estas actas el notario describe por sí solo, o por terceras personas, un
determinado bien, objeto o documento, haciendo constar el lugar y fecha de su
existencia, su estado, etc.; la manifestación de los intervinientes y otros
necesarios de la descripción de su objeto, ejemplo: Las actas de entrega de
bienes, las de destrucción de bienes o incineración.
d. Actas
de notoriedad
Son aquellas que comprueban y fijan determinados
hechos que se entienden notorios de acuerdo a las circunstancias y a la
investigación sumaria realizada por el propio notario; además, se lleva a cabo
una declaración o reconocimiento de derecho, con la consiguiente
legitimación de situaciones fundadas en
el hecho cuya notoriedad se comprueba. Por los importantes efectos jurídicos
que podrían generar, incluso a falta de norma, esta clase de acta debe regirse
por el principio de números clausus.
Tienen
por finalidad comprobar hechos notorios; y
dar fijeza y estabilidad a la notoriedad de estos hechos.
Contiene
un juicio de valor del notario.[5]
CERTIFICACIONES
1. CONCEPTO:
Las certificaciones, es la manifestación o
expresión de fe de un acto o hecho realizado y suscrito por el notario en forma
personal. En la certificación el notario es el actor o protagonista que deja,
constancia de un hecho realizado y suscrito por él mismo, conforme al artículo
104 de la Ley, el notario está obligado a expedir copia certificada, que
contenga la transcripción literal o parte pertinente de actas y demás
documentos, con indicación, en su caso, de la legalización de libro u hojas
sueltas, folios de que consta y donde obran los mismos, numero de firmas y
otras circunstancias que sean necesarias para dar una idea cabal de su
contenido.[6]
Las
certificaciones (art.95 LN) se caracteriza porque la actuación notarial se
circunscribe a una atestación concreta y específica, en que generalmente la
intervención del notario se hace sobre un instrumento del cual él no es el
autor. Esta especialidad de las certificaciones
hace que se rijan por el principio del numerus clausus, que no cabe ser
extendido por vía analogía. Esa conclusión como ya hemos visto, se extrae del
mismo texto legal: art. 95 – h LN.[7]
La certificación como instrumento publico
extraprotocolares es la manifestación o expresión de fe de un acto o hecho realizado y suscrito
en forma personal por el notario.
La certificación se diferencia del acta, en
su formalidad de facción y en el objeto de la misma. Mientras que las actas son
requeridas para acreditar hecho o expresiones de terceras personas captados o
transcritos por el notario; y suscritas por éste y los intervinientes; en la
certificación, el notario es el actor o protagonista que deja constancia de un
hecho realizado y suscrito por el mismo.
2. CLASES:
De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 95°
son certificaciones:
v
La
entrega de cartas notariales;
v
La
expedición de copias certificadas;
v
La
legalización de firmas;
v
La
legalización de reproducciones;
v
La
legalización de apertura de libros; y,
v
Otras
que la ley determine.
El artículo 96 de la ley del
notariado, dispone que las actas y certificaciones a que se contraen los
artículos precedentes, son susceptibles de incorporarse al protocolo notarial,
a solicitud de parte interesado, cumpliéndose las regulaciones que sobre para
sobre el particular rigen.
a. La carta notarial:
Es
una certificación de antigua data en nuestra legislación notarial, y tiene como
única finalidad dejar constancia autentica de que determinada carta ha sido
remitida a una dirección que se indica en la propia carta; obviamente, no es
necesario que el destinatario firme o selle el cargo de recepción, ya que la
afirmación del notario, respecto a la entrega de la carta, se encuentra
amparada por la fe pública. En tal sentido, la aquiescencia del destinatario
nada agrega, y por ello bien puede faltar. Asimismo, se entiende como entrega
valida el hecho de dejar la carta baja
puerta cuando nadie atendió al requerimiento, por cuanto no se puede exigir al
notario el imposible de acudir una y otra vez al domicilio a fin de encontrar
una persona con quien entenderse. Por lo demás, bien podría ocurrir que el
destinatario se niegue a atender el llamado del notario, y con ese fácil
expediente podría frustrar indefinidamente la diligencia. Por tal motivo, en
ese caso es suficiente que el notario haga la adveración referida a que la
carta se dejó bajo puerta pues nadie atendió al llamado de la misma. Es
posible, además, que la carta o pueda
ser entregada por diversas circunstancias (negativa radical de la persona que
se encuentre en el lugar de destino, inexistencia del lugar, inexactitud de la
dirección, peligrosidad, etc.), ante lo cual el notario cumple su deber con la
atestación correspondiente, dando cuenta de las circunstancias que
impidieron la entrega. Existe una
resolución del Tribunal del INDECOPI que dio razón a un notario respecto a que
su actuación fue correcta cuando no puedo dejar la carta por determinada razón
injustificada. El art. 100 LN (modificado por Ley 28580) ha acogido esta
interpretación en forma expresa, por cuanto el notario está obligado a dejar
constancia de la entrega o de las circunstancias de su diligenciamiento.
La
actuación del notario se lleva a cabo dentro de los límites de su jurisdicción
(distrito notarial, que no es lo mismo que distrito de localización); asimismo,
se permite que el notario curse actas, por correo certificado y en duplicado
que devuelva al interesado atestará ese hecho, y agregará la constancia
documental expedida por la Oficina de correo (art. 101 LN). Por último, el
notario no asume responsabilidad alguna por el contenido de la carta, ni de la
firma, identidad, capacidad o representación del remitente (art. 102 LN). La
regla se justifica por cuanto la fe notarial se circunscribe única y
exclusivamente a la entrega de la carta, nada más, y ese es la característica
de todas las certificaciones.
Por
otro, para efectos simplificadores, nuestro ordenamiento jurídico permite que
la inscripción de una serie de acuerdos sociales (específicamente los poderes)
se funde exclusivamente en la copia certificada de acta asentada en el
respectivo libro (art. 6 RRS), pero no será suficiente la mera
legalización de reproducciones
(comúnmente llamadas “copias legalizadas”). Nuestra doctrina ha tenido alguna
dificultad para diferenciar ambos tipos documentales, tal como se aprecia del
siguiente párrafo: “Aún cuando la copia certificada y la legalización de reproducción constituyen copias de un
texto, la primera, por la formalidad impuesta, permite inscribir determinados
actos ante los registros públicos, en tanto que la segunda sólo da fe del
cotejo y conformidad con la original, sin mencionar o informar respecto de éste
no constituyendo instrumento suficiente para acceder a los registros públicos”.
En tal sentido, si bien ambos documentos notariales comparten la categoría de
ser testimonios por exhibición”, es decir en ellos el notario da fe de la
existencia del documento sin que exista matriz al cual remitirse; sin embargo,
la diferencia fundamental es la constancia de apertura del libro que siempre
debe existir en las copias certificadas, y que lleva a dejar constancia que el
acta consta en determinadas fojas del libro, por lo que se otorga una garantía,
si bien mínima de la vinculación entre el documento y la persona jurídica de
quien emana, ya que la legalización del libro está restringida a su
representante, quien por tanto lo conserva en su poder. Este criterio de
seguridad es el fundamento más importante para rechazar las inscripciones
extendidas sobre la base de legalización de reproducciones (copias
legalizadas).
b. En la expedición de copias certificadas:
El notario
atesta la transcripción literal del acta (o lo reemplaza por el sistema de
fotocopiado), o de la parte pertinente, con indicación del libro, fojas donde
consta el acta, número de firmas y otras circunstancias que sean necesarias
para su cabal contenido, como el funcionario que legalizo el libro, la fecha y
número que se consignó a la legalización. Tratándose esta certificación de un
“testimonio por exhibición”, el notario solamente certifica la identidad de la
copia con el original, con el agregado de que los originales corresponden a
determinado libro. Siendo ello así, la fe pública se extiende a ese
reducidísimo ámbito, por lo que resulta pertinente la regla siguiente: “el
notario no asume responsabilidad por el contenido del libro u hojas sueltas, acta
o documento, no firma, identidad, capacidad o representación de quienes
aparecen suscribiéndolo”
c. Legalización de reproducciones:
Consiste
en la certificación del notario referida a que una reproducción guarda absoluta
conformidad con su original. Se trata, sin dudas, de lo que la doctrina
notarial denomina “testimonio por exhibición”, esto es, el notario da fe de la
existencia del documento sin que exista matriz al cual remitirse, para lo cual
simplemente se le ha exhibido el original. Este limitadísimo ámbito de la fe
pública hace que la copia legalizada (como se denomina, comúnmente) no varíe la
naturaleza del documento original, ni lo autentique, ni lo certifique desde
ninguna perspectiva. Simplemente se trata de una igualación entre una copia y
el original. Sobre el particular, se echa de menos en este ámbito una norma
como la del art. 105 LN, la cual exonera de toda responsabilidad al notario por
el contenido del documento original, ya sea firma, identidad, capacidad o la
representación a que se aluda. Sin
embargo, la misma solución legal se aplicará para la legalización de copias (o
reproducciones), no solo por ésta la consecuencia de la reducida fe pública
inmensa en esta certificación, sino fundamentalmente porque el art. 105 LN es
perfectamente aplicable en vía analógica ya que la copia certificada y la
legalización de reproducciones comparten, ambas, la misma naturaleza de ser
testimonios por exhibición. Cuando el documento original presenta
enmendaduras o interpolares, el notario,
a su criterio, podrá denegar la certificación o expedirla dejando constancia de
este hecho. En la práctica, parece preferible esta segunda alternativamente,
pues muchas veces los originales de
documentos privados, al tener mínimos formalismos, contienen errores o
enmendaduras, lo que se agrava con el paso del tiempo, por lo que la mejor
solución apunta a expedir la certificación, que puede ser fundamental para el
usuario, dejando constancia de las enmendaduras. Por el contrario, si el
original es un documento público, si parece conveniente denegar de plano la
certificación, pues lo contrario podrá legitimar un instrumento sobre el que
exista fundada duda sobre su autenticidad y legalidad. Estas reglas prácticas,
empero, deberán evaluarse en cada caso en particular.
Cuando
el documento fotocopiado tiene varias caras o folios, puede emplearse
cualquiera de estos dos sistemas: estampar en cada fotocopia la diligencia de
autenticación, o bien extender una diligencia final de autenticación,
expresando el número total de fojas que componen y uniéndolas de alguna manera.
En la práctica se aprecian ambos sistemas, máxime cuando no existe norma al
respecto, lo que parece conveniente en tema que es básicamente de orden
administrativo.
Asimismo,
debemos indicar que en algún momento se discutió si era procedente legalizar
por un notario distinto las reproducciones de un testimonio expedido por otro
notario, ya que éste viene a ser copia certificada de un instrumento
protocolar. Sobre el particular se citó una antigua circular del Colegio de
Notarios de Lima, de fecha 10 de agosto de 1983: “la junta directiva del
colegio de notarios de Lima han considerado conveniente recordar a Ud., evite
la certificación de fotocopias de testimonios emitido por otros notarios de la
Ciudad de Lima, ya que así se hacen valer dichas fotocopias legalizadas como si
fueran otros testimonios, cuando estos traslados sólo deben efectuarlos
aquellos notarios que consideran la escritura matriz y que son los llamados a
brindar las facilidades correspondientes al público”. Sobre el particular,
CORVETTO ROMERO se pronuncia a favor de esta práctica, en nuestra opinión
acertadamente, pues una vez expedidos el testimonio este se convierte en un
instrumento con identidad propia, y puede servir para muchos fines, entre ellos
Reconstrucción Del original destruido.
En
esta legalización de reproducciones, la actuación del notario recae sobre el
traslado, y no sobre el instrumento protocolar, que no se tiene a la vista.
Sobre el particular se ha dicho: “si se puede fotocopiar y autenticar el
testimonio de una sentencia judicial, ¿Qué razón hay para qué no se pueda
fotocopiar la copia de escritura? Téngase presente que puede ocurrir que un
determinado momento negocial o procesal
, el notario y su protocolo puedan estar a una distancia inasequible
para que el interesado pueda recurrir a aquél.
La
discusión citada ya es puramente histórica, pues en la actualidad se encuentra
claramente asentada ya es puramente histórica, pues en la actualidad se
encuentra claramente asentada la postura referida a que si es posible legalizar
la reproducción de un traslado notarial (testimonio, boleta, parte) por un
notario que no tiene en su poder el protocolo de donde emana ese instrumento.
Sin embargo, el tema tiene importancia para definir que, con este mismo
criterio, también debe admitirse la legalización de copias de instrumentos que consten a su vez en
copias legalizadas, o en los cuales haya un elemento original (como en el
ejemplo dado por CORVETTO, la fotocopia de un escrito presentado a una
repartición pública, pero donde el cargo
o sello está en original).
Por
tanto, la palabra “documento original” que utiliza el articulo 110 LN debe ser interpretada en
forma extensiva, máxime cuando el artículo 234 CPC considera documento, entre
otros, a cualquier impreso, fotocopia, facsímil o fax. Cualquiera de ellos
podrá ser objeto de una legalización de reproducción, siempre que el documento
exhibido ante notario cuente con un elemento propio de ser original (por
ejemplo: firmar original en la copia autenticada por notario o funcionario,
sello original en cargo, etc.).
d. Certificación de apertura de libros:
El
notario se encuentra habilitado para legalizar la apertura de los libros,
siendo que esta certificación cumple tres finalidades básicas:
a. Vincular el libro con
una determinada persona natural o jurídica, de tal suerte que el libro prueba
en contra de su titular ; además, la mera certificación del libro de actas
pueda fundar una inscripción, sin necesidad de autenticación de la asamblea o
de las firmas; por tal razón, debe verificarse que la legalización es
solicitada por el titular, por su representante o por quien en forma notoria
aparezca autorizado, como es, el caso de los contadores públicos quienes tienen
la atribución de llevar las cuentas de los empresarios individuales y sociales.
b. Dotar de fecha cierta
la apertura del libro, lo que tiene importancia para efectos fiscales. Por
ejemplo: multas por apertura de libros contables fuera del plazo legal, perdida
del crédito fiscal por no contar con la legalización de la apertura del libro
de compras, etc.
c. Verificar que el
libro se encuentra en blanco al momento de la legalización.
Los
libros se legalizan ante notario (en teoría también ante el juez de paz letrado
o ante la propia SUNAT, pero nunca se expidió la reglamentación respectiva, y
en la práctica esa situación ha caído en desuso), para lo cual se extiende en
la primera foja una diligencia con la indicación del nombre, denominación o
razón social de la entidad objeto del libro, numero del libro, número de fojas
de que consta, día y lugar en que se otorga; y sello y firma del notario.
Además todas las fojas llevaran sello notarial. Mediante esta diligencia se
logra la unificación física de los folios, identificarse a la persona titular;
con lo cual se busca evitar manipulaciones y/o sustituciones de hojas, o
cambios en el orden de ellas. Actualmente, ha dejado de exigirse que las fojas
se unifiquen materialmente mediante libros encuadernados, siendo que los libros
pueden formarse también mediante hojas móviles, facilitando que su redacción
pueda efectuarse a través de sistemas mecánicos o informáticos de escritura.
Así, una vez que se encuentren debidamente numerados y sellados cada una de las hojas móviles mediante la diligencia
de legalización de apertura de hojas sueltas, se logra el mismo efecto de
seguridad que en el sistema de libros encuadernados: “La realidad es que la diligencia a la que
están sometidos los libros de los empresarios no sólo sirve para unir los
diversos folios que puedan ocupar los distintos documentos, permitiendo así
imputar a su autor todas y cada una de sus partes. También sirve, una vez que
los documentos están allí extendidos, para que ni siquiera su autor pueda
introducir modificaciones en ellos. Las actas extendidas en folios
sueltos, no diligenciados, pueden ser
destruidos por el presidente y el secretario,; y sustituidas por otras sin que
de ello quede ningún rastro, cosa que resulta imposible una vez extendidos en
un libro diligenciado encuadernado o de folios móviles”.
La
apertura de un segundo o sucesivo libro de actas requiere que el interesado
acredite el hecho de haberse concluido el libro anterior, o que se presente la
certificación que demuestre en forma
fehaciente la perdida. Esta norma se justifica ampliamente por cuanto pretende impedir que se legalicen
varios libros para una misma sociedad, lo que alienta fraudes y engaños. Además
se busca impedir que los libros se legalicen por parte de personas sin interés
legítimo. Sobre el particular, resulta evidente que la pérdida del libro se
acredita solamente con la denuncia policial respectiva, ya que no existe ningún
otro medio idóneo, salvo que se exija una prueba más rigurosa, que
probablemente evitaría muchos fraudes pero que en la mayoría de los casos
entrabaría peligrosamente el tráfico. En
la actualidad, además, se requiere la presentación ante la Superintendencia
Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) de una comunicación dando cuenta
de la perdida, la cual debe presentarse en el plazo de quince días útiles de
ocurrido el hecho, y en el que debe indicarse con precisión el libro
extraviado, indicando el número que tenía y el funcionario que lo legalizo.
El
notario debe llevar un registro cronológico interno de legalización de apertura
de libros y hojas sueltas, con la indicación del número correlativo, nombre del
titular y registro de contribuyente, objeto y número del libro, y fecha de
legalización. Esta información es objeto
de la declaración anual de notarios, por la cual se comunican todas las
legalizaciones de apertura de libros a la SUNAT.
d. Legalización de firmas:
Es
una declaración notarial puesta al pie del documento, en la que se certifica
como auténticas las firmas que allí
aparecen, ya sea porque el notario ha llegado a esa conclusión por
conocimiento directo (comparecencia del
firmante) o por considerarla idéntica con relación a otras firmas indubitables.
Se admite ambas fórmulas para legitimar las firmas, esto es, por presencia del
firmante ante el notario, o por simple notoriedad. El art. 110 LN dice que el
notario certificará firmas en documentos privados cuando le conste de modo
indubitable su autenticidad, pero no indica qué mecanismos son admisibles para
llegar a la conclusión de autenticidad. Empero, la necesidad de actuación personal del notario parece impedir que la legalización de firma
pueda hacerse por simple notoriedad. Por
su parte, la legalización de firmas no requiere la impresión dactilar del
firmante, ya que este requisito ha impuesto exclusivamente para las escrituras
públicas. Si alguno de los otorgantes del
documento no sabe o no puede firmar, lo hará una persona llevada a él
por su ruego; en este caso, el notario, de ser posible, exigirá – aquí sí – la
impresión dactilar del otorgante, de la cual dejará constancia, y asimismo
certificará la firma de la persona llevada por el otorgante, y que asume la
calidad de firmante a ruego.
Teniendo
en cuenta que la legalización notarial de firmas no cambia la naturaleza del documento privado,
pues la intervención del notario es mínima y limitada, entonces es lógico que
el notario NO SUMA RESPONSABLIDAD sobre el contenido del documento, salvo
cuando éste constituya por sí mismo, y en forma evidente, notoria e
incontrovertible, un acto ilícito o inmoral. Por ejemplo un notario debe
negarse a intervenir cuando se pretenda legalizar firmas en minutas de anticipo
de legítima, donación u otras en donde la formalidad exigida sea la escritura
pública, por cuanto en ese caso estaría realizando una certificación en un acto
evidentemente imperfecto. Igual ocurre si se pretende certificar firmas en un
testamento, con lo cual se desnaturaliza al ológrafo.
Para
efectos de facilitar la circulación de los documentos en el tráfico
internacional, la ley permite que el notario certifique firmas en documentos
redactados en idioma extranjero. Si bien esta norma resulta conveniente, sin
embargo, hemos notado la existencia de algunas anomalías en su aplicación. Uno
es el caso de los formularios preparados en los Estados Unidos, en los cuales
la certificación ya está pre-impresa en idioma inglés, y ante lo cual los
usuarios requieren al notario peruano que complete la certificación en el mismo
idioma inglés. Esta situación conlleva
fragrante del art. 28 LN, en el cual se indica que los instrumentos notariales
(incluyendo los extraprotocolares) deben redactarse en castellano o en idioma
que la ley permita. Otro caso es el de los actos jurídicos que requieren una
determinada formalidad de acuerdo con el ordenamiento peruano, pero que en otro
país basta la certificación de firmas. En tal situación, el notario peruano
debe negar su intervención, pues la formalidad de los actos jurídicos se rige
por la ley de lugar en que se otorgan, y la legislación notarial es de carácter
imperativo y de aplicación territorial. Así, en nuestro país circulan muchos
documentos con el título de power at attorney, u otros similares, en los que se
pretende otorgar poder para pleitos a
un abogado, siendo que este acto está reservado a la escritura pública según nuestra
legislación, que es la única que rige la actuación del notario peruano.
e. La constatación de supervivencia:
Es de verificación que hace el notario de que tal
persona existe en determinado momento, constándole por cualquier medio y
naturalmente bajo su responsabilidad. Su utilización es frecuente para
presentarlas periódicamente ante las oficinas encargadas del pago de pensiones
de jubilación. La constatación de supervivencia se realiza actualmente en
formatos pre-impresos que son distintos ya sea que la persona cuente con la
capacidad de ejercicio o no. En el primer caso se exige la presencia del
superviviente, quien debe firmar e imprimir su huella dactilar en el
formulario. En el segundo caso, además de la presencia del superviviente y de
requerirle su impresión dactilar, se exige la presencia y firma del
representante legal, y que éste exhiba el título forma que lo inviste como tal
(partida de nacimiento si es padre, resolución judicial de discernimiento del
cargo de tutor, resolución judicial de incapacitación con nombramiento de
curador).
f.
Constatación
domiciliaria:
Esta
fue atribuida a los notarios en virtud a la ley 27839, publicada el 11 de
octubre del 2002, y que modificó el artículo 95 LN. Consiste en la inspección
del notario realiza un determinado domicilio, a pedido del interesado, y en el
cual se constata mediante un sumario toma de dichos la realidad del domicilio.
En puridad se trata de un de un acta de notoriedad, basada en la toma de dichos
realizada en el domicilio de requirente de acuerdo con el artículo 2 ley 27839,
la policía nacional continúo expidiendo certificados de constatación
domiciliaria así, los gobiernos locales dentro de su jurisdicción, aun cuando
este último fue simplemente teórico. Además, se atribuyó que los jueces de paz
puedan hacer lo propio en los casos previstos por la ley orgánica del poder
judicial, esto es, cuando no haya notario en la localidad. Sin embargo, por ley
28862 se eliminó la competencia de la policía en la emisión del certificado
domiciliario, a efectos de concentrar la actuación de este órgano tutelar en la
seguridad ciudadana, y se le atribuyó en exclusiva esa función al notario y a
las municipalidades. La norma fue inmediatamente aclarada, por medio de la ley
28882, con el objetivo de simplificar la exigencia de este certificado, y
estableciendo que la administración pública debía aceptar una declaración
jurada simple en la que se indique el domicilio del interesado, a excepción de
los casos en que sea requerida imperativamente para fines electorales o
judiciales. La idea que subyace en esta ley es facilitar la vida del ciudadano
través de la presunción de veracidad que rige el procedimiento administrativo.
CONCLUSIÓN
El acta es el documento en
el que se da cuenta de los hechos, acontecimientos, declaración de voluntad, o
cualquier otro evento con trascendencia jurídica. Las certificaciones son
constancias en documentos privados, por medio de los cuales el notario da fe de
la certeza de un acontecimiento, el notario es el actor o protagonista que deja
constancia de un hecho realizado y suscrito por el mismo.
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